Generación de documentos corporativos.

Al término de la unidad, el alumno aprenderá a elaborar documentos corporativos que coadyuven al uso y manejo de la información en forma eficiente.

FORMULARIOS DRIVE

Para usar Formularios de Google tan sólo necesitamos una cuenta de Google, la misma que empleamos en Gmail, YouTube o Google Drive.

Al acceder a Google Formularios con nuestra propia cuenta veremos formularios anteriores, si ya hemos hecho, o directamente con una selección de plantillas para crear formularios con ayuda. Las hay para uso profesional, personal y educativo.

Trabajar con Formularios de Google no tiene secreto. Podemos crear las preguntas que queramos, y sus correspondientes respuestas, todo ello con descripciones de texto, imágenes e incluso vídeos de YouTube que hayamos subido previamente.

Las respuestas pueden ser de selección múltiple, con casillas de verificación, con un desplegable donde se indiquen las posibilidades o con respuesta libre, que puede ser corta o todo un párrafo.

Elegir un tipo de respuesta u otro dependerá de si estamos creando una encuesta, un examen tipo test o un formulario de atención al cliente, por citar tres ejemplos habituales. También es posible marcar las preguntas para que sea obligatorio responderlas o no.

Otro detalle práctico es la posibilidad de descargar las respuestas en forma de hoja de cálculo CSV para facilitar la corrección posterior.

A nivel estético es posible elegir entre una paleta de colores, así como imágenes propias a modo de fondo.

En cuanto a la configuración general de los formularios o encuestas, podemos recopilar las direcciones de correo que recibirán el formulario, limitar las respuestas, que quienes respondan puedan ver gráficos de resumen y una barra de progreso, etc.

Para terminar, Formularios nos deja ver cómo quedará la encuesta antes de enviarla a los destinatarios que nos interese.

Cuando todo esté correcto, es posible mandar el formulario por correo electrónico, integrarlo en nuestra página web o enviar el enlace vía redes sociales o cualquier otro medio.

Si la herramienta se te queda pequeña, puedes aprovechar los Complementos de Formularios (accesible desde Más > Complementos…).

Como ocurre con otros complementos que ya hemos visto, como los de Presentaciones de Google, añaden nuevas funciones o mejoran las ya existentes.

Entre otras cosas, podremos organizar mejor la información recibida, exportarla, personalizar las encuestas o automatizar ciertas tareas.

Entre sus muchas ventajas, Formularios de Google guarda el feedback recibido para que podamos analizarlo, en especial si estamos hablando de encuestas a clientes o ayuda al usuario.

Además, se trata de una herramienta gratuita para realizar encuestas online y tan fácil de usar como el resto de productos de Google. Este tipo de formularios se utilizan como herramienta para obtener informacion de la clientela hacia tu negocio, haciendo encuestas sobre el servicio y los productos que ofrece al publico.

TECLAS DE MÉTODO ABREVIADO WORD Y EXCEL

Los atajos de teclado para Word y Excel pueden hacerte ganar hasta 8 dí­as al año. Algunos incluso te descubrirán funciones desconocidas y muy útiles.

Todos tenemos que trabajar con Word o Excel alguna vez, y muchos de nosotros los utilizamos cada dí­a. Ya sea por obligación o por voluntad propia, Microsoft Office siempre acaba apareciendo en nuestras vidas. Casi cualquier oferta de trabajo exige conocimientos de la suite ofimática, y ni siquiera los usuarios de Linux y los defensores del Mac se libran. Si nuestro destino es manejar Word y Excel, los atajos de teclado nos ayudarán a convertirnos en expertos. Son útiles, ahorran una cantidad asombrosa de tiempo, y revelan funciones que no están al alcance de nuestro ratón. Estos atajos de teclado te facilitarán tanto la vida, que te preguntarás cómo habí­as podido trabajar hasta ahora sin ellos.

Los atajos de teclado son combinaciones de teclas que ejecutan comandos o acceden a opciones especí­ficas, y permiten dominar Word y Excel de forma profesional. Una combinación de teclas nos ahorra despegar la mano del teclado y agarrar el ratón para merodear entre los menús. De hecho, pulsar dos o tres teclas es más rápido que pulsar las opciones por defecto en la barra de herramientas. De media, encontrar una opción con el ratón cuesta entre 3 y 5 segundos. En usar un atajo de teclado sólo tardamos 1 segundo, y a veces aún menos. Si nuestro trabajo nos mantiene frente al teclado durante toda la jornada laboral, los atajos suponen un ahorro de hasta 8 dí­as al año. No significa que tengas 8 dí­as más de vacaciones, pero unos minutos extra cada jornada siempre vienen bien para relajarse un poco.

ATAJOS DE TECLADO PARA MICROSOFT WORD

Muchas personas sospechan que Word tiene vida propia. Como se te ocurra borrar una coma en uno de sus dí­as malos, es capaz de descuadrarte todas las tablas, cambiar el interlineado del párrafo o hacer desaparecer una imagen. Aun así­, trabajamos con Word porque es una de las mejores herramientas para el tratamiento de textos. Nos brinda infinidad de opciones de formato, estilo, correción y efectos artí­sticos, para plasmar nuestros textos exactamente como queramos. Para dominar todas sus funciones, los atajos de teclado suponen una ayuda inestimable. Insistimos: cuando los pruebes, no podrás vivir sin ellos.

• La trilogí­a más famosa de los atajos de teclado no necesita presentación. Podemos copiar, cortar y pegar un texto con CTRL + C, CTRL + X y CTRL + V.
• CTRL + Z: Deshacer la última acción. El viejo amigo que nos ayuda a arrepentirnos de nuestros pecados.
• CTRL + Y: Rehacer la última acción. Este atajo es menos conocido que “Deshacer”, pero es igual de útil.
• CTRL + N: Poner en negrita el texto seleccionado, o bien activar la negrita.
• CTRL + K: Poner en cursiva el texto seleccionado, o bien activar la cursiva.
• CTRL + S: Subrayar el texto que hayamos seleccionado.
• CTRL + E: Seleccionar todo el texto del documento.
• CTRL + G: Guardar el documento. No confí­es en el autoguardado de Word. Acostúmbrate a este atajo y úsalo muy a menudo.
• CTRL + U: Crear un documento nuevo.
• CTRL + A: Abrir un documento reciente.
• CTRL + P: Imprimir.
• CTRL + B: Buscar en el documento.
• CTRL + L: Buscar y reemplazar. Perfecto cuando se combina con el siguiente atajo.
• F7: Revisión de ortografí­a y gramática. Un botón siempre necesario.
• CTRL + F1: Ocultar o mostrar la barra de herramientas.
• CTRL + Enter: Insertar un salto de página. Ya no hay que dejar pulsado Enter para meter el texto en una página nueva.
  
• CTRL + Borrar: Eliminar una palabra entera hacia la izquierda.
  
• CTRL + Suprimir: Eliminar una palabra entera hacia la derecha. Son dos atajos más útiles de lo que parece, pruébalos.
  
• CTRL + 1, 2 o 5: Interlineado simple, doble o de 1,5 lí­neas. Para usar estos tres atajos, debes seleccionar el texto cuyo interlineado deseas definir. Si no, el interlineado se asignará a partir de la siguiente lí­nea a la que contenga el cursor.
  
• CTRL + 0: Añadir o quitar espacios antes de un párrafo. Útil para “oxigenar” un texto denso.
  
• CTRL + T: Centrar un párrafo.
  
• CTRL + J: Justificar un párrafo.
  
• CTRL + Q o bien CTRL + D: Alinear un párrafo a la izquierda o a la derecha.
  
• CTRL + SHIFT + U: Cambiar las letras o palabras a mayúsculas o minúsculas. Un truco útil, pero preferimos el siguiente.
  
• SHIFT + F3: También cambia a mayúsculas o minúsculas, pero es más versátil. Si la selección contiene más de una frase, se añade un paso adicional: poner en mayúscula la primera palabra de cada oración. Este atajo es uno de nuestros favoritos.
• CTRL + ALT + H: Resaltar el texto en un color determinado (amarillo por defecto).
  
• CTRL + SHIFT + L: Aplicar versalitas. Las versalitas son un tipo de letras mayúsculas cuyo tamaño es muy parecido al de las minúsculas. Se utiliza cuando queremos poner palabras en mayúsculas, pero no deseamos fatigar o incomodar al lector.
  
• CTRL + SHIFT + R: Quitarle la tabulación a un párrafo.
  
• CTRL + <: Disminuir el tamaño de la fuente.
  
• CTRL + SHIFT + >: Aumentar el tamaño de la fuente.
  
• CTRL + SHIFT + I: Inicia una lista con viñetas, o la crea a partir de la selección.
  
• SHIFT + Flecha derecha o izquierda: Seleccionar un carácter a la derecha o a la izquierda, sin necesidad de afinar con el ratón.
  
• SHIFT + Fin o Inicio: Seleccionar hasta el final o hasta el principio de una lí­nea.
  
• CTRL + ALT + D: Cambiar a la vista Diseño de Impresión.
  
• CTRL + ALT + N: Cambiar a la vista Normal.
  
• CTRL + ALT + O: Insertar una nota explicativa a pie de página.
  
• CTRL + ALT + C: Insertar el sí­mbolo de copyright, o ©.
  
• CTRL + ALT + R: Insertar el sí­mbolo de marca registrada, o ®.
  
• CTRL + ALT + T: Insertar el sí­mbolo de marca comercial, o ™.

Sólo por mencionar algunos…

ATAJOS DE TECLADO PARA MICROSOFT EXCEL

A pesar de sus numerosas opciones, Word es fácil e intuitivo de manejar. La verdadera maestrí­a consiste en dominar Excel. Es una herramienta extraordinaria para aumentar la productividad. Permite organizar y procesar datos, crear gráficos, llevar la contabilidad o diseñar formatos para documentos. Además, sus capacidades matemáticas le confieren una enorme versatilidad. Los atajos de teclado agilizarán tu trabajo en Excel, con independencia del nivel de conocimiento que poseas. Excel comparte muchos atajos con Word, como los universales CTRL + C y CTRL + V, el comando para buscar CTRL + B o el atajo para guardar CTRL + G (¡úsalo a menudo!). Pero tiene una buena colección de atajos especí­ficos.

• F4: Repetir la última acción, vital cuando trabajamos con muchos datos numéricos. Además, al escribir una fórmula permite cambiar entre referencias relativas, absolutas y mixtas.
• F8: Ampliar selección, lo que permite aumentar el rango seleccionado con las teclas de dirección.
• F9: Calcular el resultado de las fórmulas de todas las hojas de los libros que tengamos abiertos.
• SHIFT + F9: Calcula las fórmulas de la hoja actual.
• F11: Crear un gráfico con las celdas seleccionadas.
• CTRL + U: Abrir un nuevo libro de trabajo.
• SHIFT + F11: Insertar una nueva hoja.
• CTRL + 1: Abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas.
• CTRL + 5: Aplicar tachado en el texto de la celda seleccionada.
• CTRL + F1: Ocultar o mostrar la barra de herramientas y opciones.
• CTRL + F3: Mostrar el administrador de nombres.
• CTRL + SHIFT + L: Crear filtros, es decir, el menú desplegable de tí­tulo de columna, que permite ver las opciones de filtrado de datos.
• CTRL + J: Rellenar celdas seleccionadas hacia abajo.
  
• CTRL + D: Rellenar celdas seleccionadas hacia la derecha. Estos atajos son especialmente útiles cuando queremos insertar la misma fórmula en muchas celdas. Son dos de los comandos más utilizados por los usuarios de Excel.
  
• CTRL + % (es decir, CTRL + SHIFT + 5): Aplicar el formato porcentaje a un número.
  
• CTRL + $ (o lo que es lo mismo, CTRL + SHIFT + 4): Aplicar el formato de moneda a un número. Dos clásicos más de Excel.
  
• CTRL + –: Eliminar columna seleccionada. Para seleccionar la columna, usamos el atajo CTRL + Barra espaciadora. Y ya que estamos, hay que pulsar SHIFT + Barra espaciadora para seleccionar una fila completa.
  
• CTRL + , (coma): Insertar la fecha actual.
  
• CTRL + : (dos puntos): Insertar la hora actual.
  
• CTRL + ” (comillas): Copiar el valor de la celda superior.
  
• CTRL + ”™ (comillas simples o apóstrofe): Copiar la fórmula de la celda superior.
  
• CTRL + Enter: Llena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.
  
• CTRL + Suprimir: Borra todo el texto hasta el final de la lí­nea.
  
• CTRL + ALT + K: Insertar un hiperví­nculo.
  
• CTRL + ALT + V: Abrir el diálogo de Pegado Especial. Word también posee Pegado Especial, pero no alcanza la importancia que tiene en Excel.
• SHIFT + Enter: Completa la entrada de celda y selecciona la celda superior.
  
• SHIFT + TAB: Completa la entrada de celda y selecciona la celda a la izquierda.
  
• CTRL + SHIFT + U: Expandir la barra de fórmulas.
  
• CTRL + SHIFT + Enter: Introducir una fórmula como una fórmula matricial.
  
• CTRL + SHIFT + 1: Aplicar el formato Número con dos decimales.
  
• CTRL + SHIFT + 3: Aplicar el formato Fecha en la forma dí­a-mes-año.
  
• CTRL + SHIFT + 7: Aplicar el formato de Notación Cientí­fica.
  
• SHIFT + AvPág: Extiende la selección hacia abajo por una pantalla.
  
• SHIFT + RePág: Extiende la selección hacia arriba por una pantalla.
  
• ALT + F1: Insertar un gráfico en la hoja actual.
  
• ALT + =: Insertar la Autosuma de las celdas adyacentes.
  
• ALT + Abajo: Despliega las opciones de una lista de validación de datos.

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez. Estos documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían secciones específicas del documento, que se personalizan. Entre los documentos que Word puede crear con la combinación de correspondencia se incluyen etiquetas, cartas, sobres y mensajes de correo. Existen tres documentos relacionados con el proceso de combinación de correspondencia:

• Su documento principal
• Su origen de datos
• El documento combinado

Encontrará más información sobre cómo usar datos de Excel para combinar correspondencia en el vídeo siguiente, que forma parte de un curso de aprendizaje: Optimizar la combinación de correspondencia.

Paso 1: Preparar los datos en Excel para la combinación de correspondencia

El paso más importante del proceso de combinación de correspondencia es configurar y preparar los datos. Deberá usar su hoja de cálculo de Excel como origen de datos de la lista de destinatarios.

Aquí encontrará algunas sugerencias para preparar los datos para una combinación de correspondencia. Asegúrese de lo siguiente:

• Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo que desea insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para dirigirse a los lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas de nombre y apellidos.
• Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de cálculo.
• Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el formato correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los valores.
• La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se almacena en su equipo local.
• Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se conecte a su documento de combinación de correspondencia en Word.

Notas: 

• Puede importar información de su hoja de cálculo de Excel importando información de un archivo de valores separados por comas (.csv) o de texto (.txt) y usar el Asistente para importar texto para crear una nueva hoja de cálculo.
• Para más información, vea Preparar el origen de datos de Excel para combinar correspondencia en Word.

Paso 2: Iniciar la combinación de correspondencia

1. En Word, elija Archivo > Nuevo > Documento en blanco.
2. En la pestaña Correspondencia del grupo Iniciar combinación de correspondencia, elija Iniciar combinación de correspondencia y el tipo de combinación que quiere ejecutar.
3. Elija Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente.
4. Busque su hoja de cálculo de Excel y luego elija Abrir.
5. Si Word se lo solicita, elija Hoja1$ > Aceptar.Nota: De esta forma, la hoja de cálculo de Excel queda conectada al documento de combinación de correspondencia que esté creando en Word.

1. Elija Editar lista de destinatarios.
2. En el cuadro de diálogo destinatarios de combinación de correspondencia, desactive la casilla junto al nombre de cualquier persona que no desee que reciba sus correos.Nota: También puede ordenar o filtrar la lista para que sea más fácil encontrar los nombres y direcciones. Para obtener más información sobre cómo ordenar y filtrar elementos, consulte Ordenar y filtrar los datos para una combinación de correspondencia.

Paso 3: Insertar un campo de combinación

Puede insertar uno o más campos de combinación de correspondencia para que obtengan la información de su hoja de cálculo y la inserten en el documento

Para insertar un bloque de direcciones para un sobre, una etiqueta, un mensaje de correo electrónico o una carta

1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Bloque de direcciones.
2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el nombre del destinatario, tal como aparecerá en los sobres.
3. Elija Aceptar.
4. Elija Archivo > Guardar.

Para insertar una línea de saludo en un mensaje de correo electrónico o una carta

1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Línea de saludo.
2. En el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo, haga lo siguiente:
   • En el formato de la Línea de saludo, cambie el saludo si es necesario seleccionando el saludo (Estimado es el predeterminado), el formato del nombre del destinatario y la puntuación final (el valor predeterminado es una coma).y
   • En Línea de saludo para nombres de destinatarios no válidos, elija una opción en la lista de saludos.
3. Elija Aceptar.
4. Elija Archivo > Guardar.

Para insertar datos de una hoja de cálculo en un mensaje de correo electrónico o una carta

1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Insertar campo de combinación.
2. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, en Campos, elija un nombre de campo (nombre de columna en la hoja de cálculo) y elija Insertar.
3. Repita el paso 2 según sea necesario y elija Cerrar cuando haya terminado.
4. Elija Archivo > Guardar.

Paso 4: Obtener una vista previa y finalizar la combinación de correspondencia

Después de insertar los campos de combinación de correspondencia que desee, obtenga una vista previa de los resultados para confirmar que el contenido sea correcto y ya estará listo para completar el proceso de combinación de correspondencia.

1. En la pestaña Correspondencia, elija Obtener una vista previa de los resultados.
2. Elija los botones de registro Siguiente  o Anterior  para desplazarse a través de los registros en el origen de datos y ver cómo aparecerán los registros en el documento.
3. En el grupo Finalizar, elija Finalizar y combinar e Imprimir documentos o Enviar mensajes de correo electrónico.

Paso 5: Guardar la combinación de correspondencia

Al guardar el documento de combinación de correspondencia, se mantendrá conectado al origen de datos. Puede volver a usar el documento de combinación de correspondencia para su próxima correspondencia en masa.

• Abra el documento de combinación de correspondencia y elija Sí cuando Word le pregunte si desea mantener la conexión.
• Debe guardar en una carpeta en común el archivo de word y el archivo de excel para que no se pierda el contacto.

CARPETA COMPRIMIDA

ZIP es un formato de compresión de datos utilizado para guardar archivos. Comprimir los archivos y las carpetas es una forma más eficiente para enviarlos en línea. El formato fué publicado originalmente en el año 1998 para ser usado con la utilidad PKZIP, pero ahora es admitido por numerosos programas archivadores de ficheros. También hay un soporte de compresión integrado en todos los sistemas operativos principales. Puedes usar estos archivadores para crear una carpeta comprimida en unos sencillos pasos.

Localiza la carpeta que deseas comprimir y haz clic derecho sobre ella.

Selecciona «Añadir al Archivo». Debes tipear el nombre de la carpeta comprimida que deseas crear en el campo «Nombre del Archivo». Haz clic en «Examinar» y selecciona dónde deseas guardar tu carpeta comprimida.

Asegúrate de que el formato de archivo comprimido esté seleccionado y luego haz clic en «Aceptar». Espera que tu archivo sea creado. Este proceso puede tardar varios minutos dependiendo del tamaño de la carpeta que estés comprimiendo.

Espera a que una nueva carpeta con el icono de una cremallera aparezca en la carpeta que seleccionaste en el Paso 2. Esta es la carpeta comprimida